Je fotoarchief organiseren in Lightroom

Misschien ben jij er ook al tegenaan gelopen: je fotomateriaal op je harde schijf is een onoverzichtelijk brij geworden van grote en kleine mapjes in een al dan niet overzichtelijke structuur. In dit digitale tijdperk komen er heel snel heel veel foto's bij. En dan komt er een punt dat je het overzicht wat kwijt begint te raken. Tijd om je foto archief in te richten en te organiseren! Gelukkig heeft Lightroom voldoende features om je te helpen bij het organiseren van je afbeeldingen.

Organisatie kan op verschillende manieren. Je kunt je foto's organiseren op harddrive niveau (door een systeem te gebruiken van mappen, submappen en bestandsnamen) en/of je kunt organiseren op metadata niveau in Lightroom. Je moet eerst voor jezelf duidelijk in beeld hebben welke organisatie workflow het beste bij jou past.

Lightroom biedt je voldoende tools maar je hebt natuurlijk wel een goed plan nodig. Begin eens met na te denken over hoe je al je afbeeldingen wilt organiseren. Ik raad je aan om te beginnen met één hoofdmap waar alle andere mappen en bestanden onder komen te hangen. Door het zo in te richten heb je alvast een voordeel wanneer je ooit overgaat naar een andere en/of grotere harddisk. Lightroom kan snel en eenvoudig omgaan met locatiewisselingen zoals deze wanneer de mappenstructuur is opgebouwd zoals hierboven is aangegeven.

Er zijn vier sleutelcomponenten die terugkomen in elk organisatieplan in Lightroom: map/bestandsnaam, metadata, keywords en collecties. En natuurlijk: het begint allemaal al bij het importeren!

Wanneer je het import dialog venster oproept zie je een aantal secties waarmee je de eerste aanzet tot organisatie kunt doen. De eerste sectie is File Handling.



Daar kun je aangeven waar je de afbeeldingen op je harddisk wilt plaatsen. Indeling is mogelijk middels de ingebouwde mappentemplates.



Als je een organisatieschema gebruikt waarbij je gebruikt maakt van gebeurtenis- of plaatsnamen kun je de template aanpassen door er op te dubbelklikken.



Je kunt hier ook kiezen voor een initiële back-up van je foto's tijdens het importeren. Bijgaand plaatje is even ter illustratie, hier staat nog 2009. Dus, welke mappenstructuur je ook hebt gekozen, het kan allemaal verder verfijnd worden in de import dialog.



File Naming
De volgende sectie is File Naming. Hier kun je de naamstructuur aangeven die je wilt hebben voor je bestanden.



Door te klikken op de drop-down van het Template veld kun je kiezen voor een bestaande template of er zelf eentje maken zoals jij het hebben wilt. In de Information to Apply sectie zijn er twee kritische velden: Metadata en Keywords. In principe moet je gewoon minimaal één metadata template hebben met daarin al je contactinformatie, copyright info en gebruiksrechten.

Ook hier kun je met de drop-down functie weer een template kiezen of er zelf eentje maken. In het veld Keywords kun je alle keywords toevoegen waarvan jij vind dat die voor de gehele importset van toepassing zijn. Keywords voor individuele foto's kunnen op een later tijdstip per foto worden toegevoegd.

Wanneer je nu de afbeeldingen importeert zullen deze geplaatst worden in de mappenstructuur zoals jij die hebt gepland en meteen worden voorzien van de juiste keywords en essentiële metadata. Zorg dat je hierin discipline opbouwt, het geeft je een vliegende start bij het organiseren van je fotobestanden!

Goed, in de Library Module kunnen we verdergaan met het organisatieproces, en wel met Collections. In het linkerpaneel vindt je de sectie Collections terug.



Collections zijn virtuele groepen foto's die zijn samengebracht voor een bepaald doel. Je kunt deze feature gebruiken om je fotobestanden verder te organiseren. Er zijn twee types Collections: Regular en Smart. Met een Regular Collection voeg je doelbewust een foto toe aan de Collection door de foto op te pakken en te slepen naar de Collection. Dit is een statische Collection. Een Smart Collection echter is dynamisch. Die is gebaseert op regels die jij eerst moet opstellen. De inhoud van een Smart Collection kan dus steeds variëren.

Om het even wat te verduidelijken laat ik hieronder zien wat je met een Smart Collection kunt doen.
Stel dat je regelmatig een fotoshoot doet. Dan is het erg handig om een collectie aan te leggen van alle foto’s die tijdens die sessie zijn gemaakt. Bij import van de foto’s die je voor het die klant hebt gemaakt kun je het keyword (bijvoorbeeld in mijn geval ‘fotoshoot stefan heleen’) meegeven. De locatie waar deze afbeeldingen komen te staan is voor een Smart Collection niet van belang.
We gaan nu de Smart Collection aanmaken door te klikken op het plusteken (+) in het linkerpaneel, naast het woord Collections. Kies dan in het menu Create Smart Collection.



Daarmee kom je terecht in het Create Smart Collection dialog venster.
Dat ziet er als volgt uit.



Geef je Smart Collection een zinnige naam in het veld Name. Kies dan uit de rules list het veld Keywords en contains all als voorwaarde en vul in het laatste veld 'Fotoshoot Stefan Heleen' als keywords in. Klik op Create en een nieuwe Smart Collection zal zichtbaar worden onder de kop Collections.



Zoals je ziet zitten er momenteel 325 afbeeldingen in de Collection. Het mooie en handige hiervan is dat elke keer als een foto wordt geïmporteerd met deze keywords of een bestaande foto wordt voorzien van het keyword 'fotoshoot stefan heleen', deze automatisch zullen worden opgenomen in deze Smart Collection.

Collections is een krachtige en slimme feature binnen Lightroom. In dit artikel is slechts de toplaag aangestipt. Daarom: speel en oefen er eens mee. Welk plan of werkwijze je ook gaat hanteren om je foto's te organiseren, het belangrijkste ding wat je kunt doen om het te laten werken is consistent zijn en blijven!

Natuurlijk kun je je plan altijd heroverwegen en bijstellen. Maar tot die tijd moet je echt strikt blijven werken en vasthouden aan je bestaande werkwijze. Alleen dan zul je altijd in staat zijn om een afbeelding snel terug te kunnen vinden. En dat is het ultieme voordeel van sit stukje organisatie en planning!