Ik lees op Internet regelmatig vragen van mensen die worstelen met de vraag hoe zij een goed georganiseerd, overzichtelijk en effectief foto-archief in Adobe Lightroom kunnen opzetten. Lightroom bied daar alle mogelijkheden voor, mits je weet welke het zijn en hoe je ze kunt gebruiken. In deze blogpost wil ik jullie laten zien hoe ik mijn archief heb ingedeeld, hopende dat jullie er je voordeel mee kunnen doen.

De basisprincipes

Lightroom kent verschillende indelingsprincipes, waarvan we de volgende kort zullen toelichten.
1. Mappen (Folders)
2. Catalogussen
3. Verzamelingen (Collections)
   a. Reguliere verzameling (collection)
   b. Slimme verzameling (smart collection)
4. Trefwoorden (Keywords)
5. Filters

1. Mappen

Een mappenstructuur is de meest basisvorm om bestanden in te delen. We zijn al jaren gewend dat een goede mappenstructuur noodzakelijk is om bestanden terug te kunnen vinden. Een uitgebreide gedetailleere mappenstructuur heeft echter twee nadelen, te weten:

(1) het is heel erg statisch
(2) de mappenstructuur kan erg onoverzichtelijk worden bij het gebruik van teveel lagen.

Software en besturingssystemen zijn de laatste jaren verder geëvolueerd en bieden tegenwoordig diverse andere mogelijkheden om de bestanden beter te organiseren en snel terug te vinden, waardoor je een mappenstructuur doorgaans kunt beperken tot een of twee niveaus diep.

Een mappenstructuur bestaat buiten Lightroom. Het is iets wat door het besturingssysteem wordt geregeld. In tegenstelling tot de andere structuren die Lightroom ondersteund, zijn de mappen fysiek aanwezig op schijf en ook buiten Lightroom om benaderbaar. Lightroom maakt gebruik van de mappen die op schijf staan en zo kun je vanuit Lightroom onder andere:

- Nieuwe mappen aanmaken
- Foto's en bestaande mappen hernoemen
- Foto's en bestaande mappen verplaatsen
- Foto's en mappen fysieke verwijderen

2. Catalogus

Een catalogus in Lightroom is een database waarin de locatie van de foto's, de bewerkingen, preview-informatie, metagegevens worden opgeslagen. Toen je Lightroom de eerste keer opstartte, is er automatisch een catalogus aangemaakt. Alle foto's die je hierna hebt geïmporteerd en hebt bewerkt zijn in deze catalogus bijgehouden. Het is mogelijk om meerdere catalogussen aan te maken, maar Lightroom kan er maar een tegelijk openen. Voor de meeste gebruikers is er geen noodzaak om met meer dan een catalogus te werken.

Een catalogus is in principe een afbakening van het werkveld binnen Lightroom. Het bepaald ondermeer welke foto's je wel en niet ziet, welke instellingen er ingesteld zijn en hoe Lightroom is ingedeeld. De inrichting van de catalogus kun je daarom beschouwen als de meest basisindeling van je foto-archief

3. Verzamelingen

Na de catalogus is het gebruiken van collecties de volgende logische indeling voor het organiseren van foto's in Lightroom. Collecties zijn er in twee vormen:

(1) reguliere verzamelingen
(2) slimme verzamelingen.

Reguliere verzamelingen
Een verzamelijk is als een soort van foto-album of als het resultaat van een voorgedefinieerde zoekopdracht. Een verzamelingen bevat foto's met door jou geselecteerde overeenkomende kenmerken. Bij reguliere verzamelingen bepaal jij zelf welke foto's in een een set worden opgenomen. Hier kun je handig gebruik van maken als je bijvoorbeeld alle gepubliceerde foto's van een bepaalde opdracht in een keer wilt oproepen.

Slimme verzamelingen
Een slimme verzameling is in principe hetzelfde als een reguliere verzameling, behalve dat Lightroom bij een slimme verzameling automatisch foto's indeelt op basis van de in de verzameling gedefinieerde kenmerken. Lightroom komt standaard met een aantal voorgedefinieerde slimme verzamelingen, die je direct kunt gaan gebruiken of naar eigen inzicht kunt aanpassen

Verzamelingen kunnen worden gestapeld/gegroepeerd door middle van sets, wat helpt om het geheel overzichtelijk te houden.

Het werken met verzamelingen is DE manier om te organiseren binnen Lightroom. Het feit dat de verzameling kan worden opgebouwd uit foto's uit verschillende mappen en het resultaat van een of meerdere filters maakt het een zeer krachtige manier van organiseren. Verzamelingen worden in elke module van Lightroom ondersteund en zijn met één muisklik op te roepen. Dit maakt het werken met verzamelingen een hele krachtige, snelle en efficiënte manier om met de foto's te werken.

4. Trefwoorden

Trefwoorden zijn woorden die kenmerken van een foto beschrijven. Trefwoorden kun je gebruiken om elementen in de foto beschrijven, zoals 'lucht', 'strand', 'zee' of ' sneeuw'. Een andere gebruik van trefwoorden is het beschrijven van de locatie: 'Nederland', 'België', 'Frankrijk', 'Italië', enzovoort. Een derde manier om trefwoorden te gebruiken is het beschrijven van het hoofdonderwerp, bijvoorbeeld de naam van een persoon of object.

In het gebruik van trefwoorden schuilt het gevaar dat men doorslaat. Om dat te voorkomen kun je de volgende uitgangspunten hanteren:

1. Voer geen trefwoorden in die al beschikbaar zijn in de EXIF/IPTC-metagegevens, zoals datum van opname, merkt/type camera, et cetera.

2. Maak alleen gebruik van die trefwoorden, waarvan je weet dat je ze later zult gebruiken om foto's op te zoeken.

Het gebruik van trefwoorden is iets wat je moet leren. Het kan een aardige klus zijn om de bestaande foto's van trefwoorden te voorzien en het vraagt bovendien enige discipline om de nieuwe foto's meteen van trefwoorden te voorzien. Gelukkig biedt de nieuwe import wizard van Lightroom 3 nu de mogelijkheid om direct bij het importeren al een of meerdere trefwoorden aan de foto's toe te wijzen.

5. Filters

De meest krachtige methode om foto's terug te vinden is het gebruik van zoekfilters. Het is in het begin misschien even wennen, maar je zult al snel merken dat Lightroom een zeer uitgebreid arsenaal aan zoekfilters biedt, die je helpt om foto's terug te vinden op basis van onder andere:

- Tekst (trefwoorden, bestandsnaam, titel, enz);
- Kenmerken (vlag, classificatie, kleurlabel);
- Metagegegevs, alle gegevens die die kenmerken van de foto's beschrijven.


Met filters is het net zo makkelijk om alle foto's die op een bepaalde dag zijn genomen te vinden als alle foto's met 3-sterren of meer die met een bepaalde camera-objectief-combinatie zijn gemaakt. Filters staan standaard uit, maar kun je snel aanzetten via het menu Bibliotheek -> Filters inschakelen (Library -> Enable filters). Door ook de filterbalk in te schakelen, kun je nog sneller filters aanmaken en aanpassen. De filterbalk zet je aan via het menu Weergave -> Filterbalk tonen (View -> Show filter bar).

Filters bewijzen hun nut al snel, maar hebben een groot nadeel: ze werken alleen in de bibliotheek-module. Gebruik je filters regelmatig om dezelfde soort foto's te vinden, maak daar dan een verzameling van.

Besluit

Lightroom biedt diverse manieren om foto's effectief te archiveren en snel weer terug te vinden. Lightroom ondersteund de mappenstructuur van het besturingssysteem, inclusief de meest standaard bewerkingen daarbinnen. De meest effectieve manier om foto's te groeperen binnen Lightroom is door middel van verzamelingen.

Een andere dimensie van foto's bladeren kan door middel van slim gekozen en toegekende trefwoorden. Foto's die niet in een van de eerste structuren zijn georganiseerd kun je nog steeds makkelijk terugvinden met behulp van filters, waarbij je foto's kunt selecteren op basis van bepaalde kenmerken en de metagegevens van de foto's.

Realiseer je dat er geen standaard oplossing is die voor iedereen werkt en dat er niks mis is met het al doende steeds verder verfijnen van je archief. Ik hoop je met de in dit artikel gegeven informatie wat meer inzicht te hebben gegeven in de mogelijkheden die Lightroom biedt en dat het je zal helpen je archief verder te optimaliseren.

Meer weten?

Wil je meer te weten komen over dit onderwerp? Breng dan zeker eens een bezoek aan onderstaande websites. Deze bevatten een ton aan informatie over het gebruik van Adobe Lightroom in de praktijk:

- Adobe Lightroom Online Help, organizing photos in the catalog
- Lightroom Killer Tips, video over smart collections